Секретар – незамінний помічник в організації роботи офісу. Володіння навичками ефективного використання послуг секретаря необхідне як для керівників компаній, так і для співробітників, щоб максимально оптимізувати робочі процеси та досягти поставленої мети.
Головне завдання секретаря – забезпечити безперебійну роботу офісу та організувати робочий час керівника. Потрібно знати, як правильно делегувати завдання секретареві, щоб заощадити час і сили, адже секретар відповідає за безліч аспектів роботи – від прийому відвідувачів та організації зустрічей до складання документації та контролю виконання завдань.
У цій статті ми розглянемо основні аспекти правильного використання послуг секретаря та рекомендації щодо їх ефективної взаємодії.
| Дія | Опис |
|---|---|
| Крок 1 | Визначте мету взаємодії з секретарем |
| Крок 2 | Заплануйте зустріч або обговоріть деталі по телефону або електронною поштою |
| Крок 3 | Приходьте вчасно на зустріч |
| Крок 4 | Чітко викладіть свої вимоги та надайте необхідну інформацію |
| Крок 5 | Уважно слухайте секретаря і запитуйте, якщо щось неясно |
| Крок 6 | Погодьте дати та терміни виконання завдань |
| Крок 7 | Залишіть контактні дані для зв'язку |
| Крок 8 | Дякуйте секретареві за допомогу |
Що має виконувати секретар?
До обов'язків секретаря входить перегляд пошти, відбір необхідної кореспонденції, відповіді на стандартні запити, індивідуальний підхід до відвідувачів, телефонні переговори, контроль за виконанням завдань. Освіта, необхідна для зайняття посади, – курси секретарів.
Як працює секретар?
Функції секретаря – ведення діловодства, робота з відвідувачами, прийом телефонних дзвінків, планування робочого часу керівника, створення для нього комфортної обстановки, організація нарад, прийомів та багато іншого, необхідного для життєдіяльності офісу.
Що потрібно знати для роботи секретаря?
Повинен знати: постанови, розпорядження, накази та інші керівні матеріали та нормативні документи, що стосуються діяльності підприємства та ведення діловодства; структуру та керівний склад підприємства та його підрозділів; організацію діловодства; методи оформлення та обробки документів; архівна справа.